REGLAMENTO GENERAL PARA LA UTILIZACIÓN DE LAS INSTALACIONES

La HACIENDA EL OLIMPO facilita sus salones, jardines y espacios especiales, bajo la modalidad de arrendamiento, para efectuar eventos corporativos, científicos, sociales, culturales, didácticos y recreativos, bajo las siguientes condiciones:

  1. La HACIENDA EL OLIMPO hará entrega física del espacio reservado y de su dotación de equipos, a la persona o entidad responsable de la atención del evento, los cuales responderán por todos los daños y pérdidas ocasionados.
  2. El montaje se realizará desde las 7 am de la fecha del evento, a menos que se autorice por parte del CONTRATISTA una fecha diferente, previa solicitud del CONTRATANTE.
  3. Terminado el evento, el responsable del mismo hará entrega inmediata de los espacios utilizados, totalmente desocupados, dejando las instalaciones y los equipos utilizados totalmente limpios.Los operadores logísticos o de catering, o empresa de alimentos contratada deberán llevar bolsas de basura para verter todos los desechos originados en la manipulación de los alimentos y envases de bebidas consumidas. Al final del evento deberán dejar todo recogido. Se generará una multa de $150.000, si hay incumplimiento de este punto.
  4. La hacienda no asume ninguna responsabilidad en relación con objetos extraviados en sus instalaciones. Los elementos de dotación que no pertenezcan a la hacienda, deben ser retirados inmediatamente termine el evento a menos que haya una autorización expresa del CONTRATISTA, para permitir la adecuación de los espacios destinados a otros eventos.  De lo contrario el contratante deberá pagar la tarifa correspondiente al tiempo adicional por hora que tarde en retirarlos.
  5. El horario pactado se contará desde la iniciación de la ceremonia civil o religiosa hasta el retiro total de los asistentes al evento. Cualquier retraso en ese sentido, se cobrará por hora adicional o fracción de hora al tiempo convenido, excepto en los eventos nocturnos cuya hora máxima de salida es las 3:00 a.m.
  6. La hacienda descontara del valor de la garantía, llegado el caso, la suma correspondiente a daños que se hayan causado tanto a los espacios físicos ó equipos, daños en los Jardines o servicios no contemplados inicialmente.
  7. El evento debe cumplir con la destinación específica para la cual fue alquilado. En caso contrario, la persona o entidad respectiva deberá cancelar un 50% más del valor del arriendo del espacio ocupado y en casos extremos, responder por eventuales demandas civiles o penales.  Corre el riesgo, además, de no poder utilizar posteriormente ninguna de las instalaciones de la hacienda la empresa operadora del evento.
  8. Todo tipo de instalaciones, en especial eléctricas, se harán de manera coordinada con el personal de la hacienda. La instalación de carpas y el uso de muebles en general, sólo está permitida con previa autorización de la hacienda.
  9. Los espacios tienen una capacidad máxima en cuanto al número de personas que pueden albergar, de ahí que se debe tener mucho cuidado al solicitarlos, ya que, en caso de excederse, la hacienda cobrará el correspondiente valor adicional.  Puede también, si es necesario, reservarse el derecho de admisión aplicado al número de personas que sobrepase la cantidad contratada.
  1. En caso de asistencia masiva de público no consultada previamente por el CONTRATANTE con el CONTRATISTA, éste se reserva el derecho de admisión.
  2. El organizador del evento debe abstenerse de efectuar modificaciones en las estructuras de los espacios ocupados, dejándolos en las condiciones en las cuales le fueron entregados.
  3. No se permitirá pegar avisos, clavos, cabuyas, manilas, nylon, alambres o similares que puedan deteriorar los muros, árboles, plantas, columnas en adobe o vigas y puertas de madera. Para el manejo de ubicación de pendones se debe contar con la autorización y aprobación del encargado de la hacienda. El proveedor del contratante deberá disponer del personal idóneo para la ubicación de los mismos.
  4. El volumen de los equipos de sonido debe ser moderado, ya que un sonido alto o estridente resulta perturbador, no solo para aquellos a quienes está dirigido, sino a otros ajenos al evento. Los decibeles deben estar ceñidos a las normas que rigen en Colombia en relación con el manejo ambiental.  Dicha norma está incluida en la Resolución 0627 de abril de 2006 del Ministerio del Medio ambiente, Vivienda y Desarrollo territorial.
  5. Está prohibida la quema de pólvora. En caso de no cumplir este punto, se cobrará una multa de UN MILLON DE PESOS. ($1’000.000)
  6. Está prohibido el ingreso de todo tipo de armas, así como de sustancias narcóticas, alucinógenas, o similares.
  7. No se puedan encender fogatas para asar, cocinar o calentar alimentos, o con el fin de calentar el ambiente de los jardines de la hacienda. Para ello deben llevar los equipos apropiados.
  8. Por ningún motivo han de arrojarse a las alcantarillas los restos de alimentos, grasas y desechos orgánicos. Recomendamos el uso de bolsas plásticas, canecas u otros recipientes.  No pueden lavarse carpas, sillas, mesas ni otros implementos similares. No se puede pintar mobiliario, ni piezas de decoración con pinturas en spray, sin tomar las medidas necesarias para el cuidado de los espacios y jardines de la hacienda.    
  9. No se permitirá el ingreso de vehículos particulares al interior de los jardines, sino que deben ser dejados en el parqueadero. Los camiones, furgones, vehículos particulares u otros que transporten elementos y equipos destinados al desarrollo del evento, solo podrán descargar sobre el sendero de entrada a la cocina. Por ningún motivo pueden ingresar al interior de los jardines. La velocidad máxima permitida dentro de la hacienda es de 20 kilómetros por hora.
  10. EI servicio de líneas telefónicas no está incluido dentro del contrato, de ahí que no prestarán ningún servicio.
  11. Está permitido el ingreso de licor únicamente si está debidamente estampillado. Está totalmente prohibido suministrarles bebidas alcohólicas a menores de edad. La Hacienda El OLIMPO bajo ninguna circunstancia responderá por accidentes que puedan llegar a ser causados dentro o fuera de sus instalaciones por el consumo excesivo de licor de los asistentes al evento.
  12. Está totalmente prohibido el consumo de licor por parte del personal de servicio del evento. De no acatar esta norma, el personal que sea sorprendido será expulsado de las instalaciones y la empresa operadora será vetada para atender requerimiento de eventos futuros.
  13. El consumo de tabaco y cigarrillos en general está prohibido dentro de los salones y áreas de servicio de la hacienda.
  14. La hacienda EL OLIMPO no asume ninguna responsabilidad frente a intoxicaciones, lesiones o cualquier clase de daños corporales producidos por el mal estado de la alimentación que se suministra en el evento y que no sea contratada con la hacienda. Así mismo por el vencimiento de la fecha límite de consumo, deterioro en el almacenamiento o incumplimiento de las normas de higiene que pueda afectar a terceros.
  15. El CONTRATANTE y empresa operadora velara porque las POLÍTICAS DE SALUD OCUPACIONAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE se cumplan a cabalidad por el mismo, sus trabajadores, contratistas o externos que tengan acceso al mismo y que sean correspondientes a la normatividad vigente.
  16. En la Hacienda el Olimpo está totalmente prohibido utilizar equipos que generan explosiones con lluvia de confeti, papel metalizado y en general todo tipo de materiales que puedan generar daños ecológicos y daños en los desagües del salón y los jardines. En caso de incumplir con esta norma se cobrará una multa de quinientos mil pesos ($500.000).
  17. Está totalmente prohibido para los invitados y el personal de montaje y atención de los eventos, ingresar a las huertas.
  18. Está prohibido debido a la limitante de entrada a la hacienda, el ingreso de buses de una capacidad superior a 30 pasajeros o cuya carrocería sea de gran tamaño, debido a la capacidad operativa del parqueadero.
  19. Para poder realizar el montaje del evento debe estar cancelado el 100% del valor del arrendamiento y el depósito de la garantía. NO se dejará montar el mobiliario del evento ni decoración si no se le ha dado cumplimiento a la fecha de pago. En la hacienda no se recibirá dinero el día del evento.
  20. El CONTRATANTE tiene la obligación de dar a conocer el reglamento a todos los subcontratistas que intervienen en la organización y logística del evento, con el fin de dar cumplimiento al compromiso adquirido y evitar sanciones al presente contrato y la consecuente facturación por los perjuicios que se hayan podido ocasionar.
  21. Los organizadores del evento velaran por el buen comportamiento y atención del personal de seguridad, escoltas, conductores y en general personal de servicio y personal subcontratado por el Contratante o sus invitados.
  1. El Contratante debe suministrar cinco días antes del evento el listado de invitados y el listado de proveedores y operarios externos contratados con nombre y Cedula, así como las placas de vehículos de las empresas contratadas.
  2. La capilla de la Hacienda El OLIMPO está regida por la arquidiócesis de Facatativá. Única y exclusivamente se pueden realizar en su interior ceremonias católicas.
  3. No se podrán realizar Shows de fuegos pirotécnicos o Artificiales.

 

Este reglamento hace parte del compromiso de arrendamiento al cual el contratante obliga al organizador u operador logístico del evento, al utilizar con destinación específica uno o varios espacios de la hacienda El OLIMPO